Fungsi kantor audit tertinggi disebut untuk alat bantu manajemen guna menilai tingkat efektif dan keefisienan pengendalian internal perusahaan, memberi saran ataupun rekomendasi serta memberikan nilai tambah untuk manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan atau tindakan berikutnya.
Klausul 5 pada ISO 9001:2015 mensyaratkan manajemen puncak menunjukkan bahwa pihaknya secara aktif terlibat dalam dan melakukan kegiatan kunci pada sistem manajemen mutu. Tidak cukup lagi bagi manajemen puncak hanya sekadar memastikan bahwa kegiatan QMS terlaksana. Manajemen puncak harus terlibat aktif dalam pengoperasian QMS. Dan prinsip mutu harus tertanam dalam operasi bisnis rutin, bukan dalam kegiatan yang terpisah dan diskrit. Pendekatan ini diperkuat oleh “matinya” peran perwakilan manajemen dalam standar atau yang sering dikenal dengan sebutan Management Representative (MR).
Jadi, kepada siapa kita mengacu ketika kita menggunakan istilah ‘manajemen puncak’ ? Lampiran SL memberi kita definisi berikut:
“Orang atau sekelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi.”
Kalimat ini tidak mengacu pada perwakilan manajemen (MR) dan tidak mengacu pada manajer mutu. Penjelasan ini berarti orang yang berada di tingkat tertinggi di organisasi. Perlu dicatat bahwa jika ruang lingkup QMS hanya mencakup sebagian dari organisasi, maka ‘manajemen puncak’ mengacu pada bagian tertinggi dari bagian itu saja.
Sebagai contoh perusahaan dengan kantor pusat di Manchester dan pabrik manufaktur di Cumbria, Lancashire, dan Yorkshire. Jika ruang lingkup QMS mencakup seluruh perusahaan (kantor pusat, manufaktur dan lain-lain) maka ‘manajemen puncak’ mengacu pada CEO perusahaan itu.
Jika ruang lingkup QMS hanya mencakup fungsi manufaktur, maka ‘manajemen puncak’ merujuk pada siapa saja yang berada pada level tertinggi dari manufaktur di organisasi itu, misalnya direktur manufaktur atau yang serupa.
Jika QMS hanya mencakup pabrik Yorkshire maka ‘manajemen puncak’ adalah direktur pengelola situs tersebut (Yorkshire). Standar yang direvisi mengidentifikasi aspek-aspek spesifik dari SMM di mana manajemen puncak diharapkan untuk menunjukkan kepemimpinan dan komitmen. Ini termasuk sejumlah aktivitas yang harus dipastikan terlaksana oleh manajemen puncak, seperti:
- Pembentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang kompatibel dengan konteks dan arah strategis organisasi
- Integrasi QMS ke dalam proses bisnis organisasi
- Ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk SMM dan bahwa QMS mencapai apa yang dimaksud untuk dicapai.
Ini semua adalah kegiatan yang harus dipastikan oleh manajemen puncak, tetapi mereka tidak harus melakukannya sendiri. Kegiatan berikut lebih penting lagi, manajemen puncak tidak dapat mendelegasikan atau menugaskannya pada orang lain, tetapi harus melakukannya sendiri:
- Mengambil akuntabilitas untuk QMS
- Mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko
- Mengkomunikasikan pentingnya QMS yang efektif dan sesuai dengan persyaratan SMM
- Melibatkan, mengarahkan dan mendukung orang untuk berkontribusi pada efektivitas SMM
- Mempromosikan perbaikan
- Mendukung peran manajemen lainnya dalam menunjukkan kepemimpinan mereka.
Promo Konsultasi, Training & Sertifikasi ISO Terbatas
