International Organization for Standardization, atau lebih dikenal sebagai sertifikat ISO adalah salah satu standar internasional dalam sebuah sistem manajemen untuk pengukuran mutu organisasi. Mereka memegang peranan penting dalam mengukur bagaimana kredibilitas perusahaan yang ingin bersaing secara global dan juga adalah salah satu cara untuk meningkatkan sistem manajemen mutunya.
Mereka yang memiliki sertifikasi ISO akan memiliki kemungkinan lebih untuk memenangkan kompetisi pasar. Hal itu disebabkan karena adanya jaminan kualitas dari produk atau jasa yang ditawarkan, serta kepercayaan konsumen akan brand terkait. Selain itu masih banyak keuntungan lainnya yang akan langsung kita bahas di bawah ini.
Manfaat Adanya Sertifikat ISO Adalah
1. Meningkatkan Kredibilitas Perusahaan Serta Kepercayaan Pelanggan
Dengan menerapkan sistem manajemen mutu, sebuah perusahaan akan dapat menjamin kredibilitas mereka. Yang dimaksud kredibilitas di sini adalah kendali proses dan prosedur sebuah perusahaan dimana memastikan apabila terdapat sesuatu yang tidak beres maka antisipasi akan dilakukan dengan cepat. Pada akhirnya kredibilitas ini akan menghasilkan nilai positif dalam kepuasan pelanggan.
2. Jaminan Atas Kualitas dengan Standar Internasional
Untuk mendapatkan Standardisasi ISO sebuah perusahaan harus melalui sebuah siklus pasti yang dikenal dengan PDCA yakni identifikasi, analisa, dan eksekusi sebuah penyelesaian masalah untuk menjamin mutu internasional. Siklus atau prinsip ini adalah prinsip internasional yang juga diterapkan di segala jenis industri.
3. Menghemat Biaya
Standar ISO akan memungkinkan suatu perusahaan untuk menerapkan sistem manajemen khusus yang membantu mereka untuk mengetahui kinerja perusahaan secara menyeluruh. Jika ada indikasi bahwa produk akan gagal atau kinerja perusahaan menurun maka antisipasi akan segera dilakukan. Hal itu juga secara tidak langsung berarti mencegah kemungkinan pemborosan anggaran terkait produk atau kinerja yang buruk tersebut.
4. Mengoptimalkan Kinerja Karyawan
Kembali kepada prinsip manajemen mutu, semua prinsip tersebut ditetapkan untuk dapat diikuti oleh seluruh karyawan dari level staff hingga level eksekutif dalam sebuah perusahaan. Hal ini akan memacu para karyawan untuk dapat menjaga kualitas, efisiensi, serta produktivitas mereka dalam standar ISO yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Meningkatkan Image Perusahaan
Salah satu keuntungan paling jelas dari perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO adalah tentunya image atau brand perusahaan akan menjadi jauh lebih positif.
Itulah semua keuntungan yang dapat didapatkan atas adanya sertifikasi ISO dan alasan mengapa sertifikasi itu penting. Semua keuntungan ini pada akhirnya secara lambat laun akan meningkatkan laba perusahaan.
Langkah Untuk Mendapatkan Sertifikat ISO Adalah
Setelah menyerahkan dokumen, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan perusahaan untuk disertifikasi.
Pertama
Perlu mengidentifikasi proses bisnisnya sendiri untuk mengelola organisasi.
Kedua
Perlu menerapkan prosedur manajemen dan memantau efektivitasnya.
Ketiga
Perusahaan perlu mengidentifikasi semua kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya untuk perbaikan di masa depan.
Keempat
Perusahaan perlu menghubungi lembaga audit eksternal untuk pendaftaran ISO. Jika perusahaan dapat menyelesaikan semua langkah ini, maka perusahaan dapat dikategorikan sebagai tersertifikasi ISOdan mendapatkan sertifikasi ISO.
Selain itu, ada beberapa level dokumen yang diserahkan ke sertifikasi ISO. Biasa disebut sebagai hierarki dokumen ISO, hierarki ini digunakan untuk mendokumentasikan fungsi semua dokumen yang dikirimkan secara efektif. Hirarki terdiri dari lima tingkatan, antara lain:
- policy level (mengidentifikasi kebijakan keseluruhan perusahaan)
- manual level (mendokumentasikan ruang lingkup tujuan perusahaan)
- procedure level (mengidentifikasi ruang lingkup dan tanggung jawab operasional perusahaan)
- product and process instructions level (memberikan instruksi untuk keseimbangan kinerja perusahaan)
- records and forms level (mendokumentasikan hasil operasional perusahaan)
Standar Kelulusan Audit Sertifikasi ISO
Organisasi dan perusahaan akan dinyatakan lulus dan mendapatkan sertifikasi ISO adalah saat tidak ditemukannya yang bersifat fatal atau Majour. Apa yang di maksud dengan temuan Majour? Temuan majour yaitu ditemukannya satu sistem yang tidak berjalan atau adanya satu persyaratan ISO yang tidak dijalankan tanpa alasan. Selain dari temuan majour adalagi temuan yang biasa di kenal dengan temuan minor dan observasi. Temuan minor yaitu apabila perusahaan tidak konsisten dalam menjalankan satu sistem atau hanya menerapkan sebagian dari persyaratan dari semestinya. Temuan Observasi yaitu bersifat saran – saran perbaikan dalam implementasi sistem manajemen ISO. Temuan minor dan observasi bukan salah satu faktor dalam mendapatkan sertifikat ISO namun hanya memerlukan perbaikan kecil.
Masa Berlaku Sertifikat ISO Adalah
Sertifikat ISO berlaku selama 1 tahun, setelah itu maka perusahaan akan di audit ulang atau re-sertifikasi. Selama 1 tahun perusahaan dan organisasi akan di audit dalam waktu tertentu, ada yang di audit 6 bulan sekali , hal ini sering disebut dengan surveilance audit atau audit berkala.